Архивный шифр документа: как составляется и для чего нужен

Читая литературу или документацию, часто можно встретить ссылки на архивные материалы, используемые автором. Как правило, такой шифр имеет следующую структуру, например - "РГАВМФ. Ф. 223. Оп. 1. Д. 25. Л. 9–10." На первый взгляд, может показаться, что это суровое нагромождение символов, однако, на самом деле это правильно указанный путь до конкретной страницы дела, хранящегося в архиве.

С понятием "путь до чего-либо" знаком наверное каждый. В компьютерном деле это, например, может быть путь до нужного файла, лежащего в определенной папке. Если мы запишем его как D:/my-photos/photo-1.jpg, то даже минимально знакомый с компьютером человек поймет, что речь идет об изображении photo-1, лежащем в папке "my-photos", в свою очередь эта папка находится на диске D. Вот так вот расшифровывается этот "путь" во всем нам знакомой бытовой информатике. Обратите внимание, что при указании данного "пути" мы движемся от большего к меньшему, т.е. сначала указывается большой диск, потом папка в нем, потом изображение, лежащее в этой папке.

(Структура архивного шифра - "От большего к меньшему")

Та же схема "от большего к меньшему" справедлива и для указания пути до какого либо документа. Рассмотрим приведенный выше пример: "РГАВМФ. Ф. 223. Оп. 1. Д. 25. Л. 9–10.". "РГАВМФ"" - это название архива (Российский Государственный архив ВМФ) далее идёт номер фонда "Ф. 223", далее номер описи - "Оп.1", затем номер дела - "Д.25" и наконец номер листа или листов, на которых располагается информация - "Л.9-10". Мы видим, что архивный шифр документа сообщает нам информацию от самой крупной единицы - название архива, до самой мелкой - название листа. В этом есть определенная доля структурированности и последовательности, которая упрощает работу со ссылками такого рода.

Такая стандартизированная система наименования документа служит двум основным целям:

- Для читателей работ по истории - возможность самому ознакомиться с документом т.е. пойти в архив и по имеющемуся шифру заказать себе дело и ознакомиться с ним. Для истории как науки это крайне важное свойство, мы ведь помним, что одним из основных критериев научности является "верифицируемость" т.е. возможность проверить ту или иную концепцию. В данном случае архивный шифр как бы предлагает другим историкам самим ознакомится с документом, в том числе проверить достоверность приведенных данных и обратить внимание на то не вырвана ли информация из контекста, корректен ли перевод и т.д.

- Для сотрудников архива - такая система ссылок на документы тоже необходима. Если бы не было такого стандарта как архивный шифр упорядоченное хранение было бы невозможно. Если просто "сваливать" дела в разных комнатах то потом будет ничего не найти. Даже если ввести определенный принцип добавления документов в архив (например хронологический - чем позже документ добавлен, тем правее в полке он стоит), то поиск нужной страницы будет занимать по-прежнему много времени.

Таким образом, архивный шифр упрощает работу как читателям так и сотрудникам архива.

Архивный фонд

Опытные историки и сотрудники архивов знают, что номер фонда это не только сухая комбинация букв и цифр. Т.е. для указания пути до нужного нам документа этой комбинации достаточно, но в то же время у фонда есть другое свойство, которое может помочь историку в поиске необходимых документов. Суть в том, что часто документы объединяются в фонды по какому-либо признаку. Т.е. фонд это, как правило, не просто условный ящик или шкаф с разнородными документами.

Обычно, фонд содержит документы, отобранные по определённому критерию. Например, документы, связанные с жизнью какого-либо человека, могут составить отдельный фонд. При этом совершенно необязательно, чтобы этот человек был широко известен, главное, что в результате его жизни образовались какие-либо документы, представляющие историческую ценность.

При этом сами документы из такого фонда могут быть не только официальными (рапорты, записки и т.д.), но и вполне себе личными, - дневники, воспоминания и др. Однако, для того, чтобы удобнее было ориентироваться в фонде существует следующий пункт в "пути" до заветного документа - опись. Т.е. например мы знаем, что условный фонд Р-1 посвящен определенному флотоводцу, но далее уже внутри этого фонда мы хотим найти документы, связанные с его военной службой или же нас интересует его личная переписка с семьей. В этом случае нам и поможет "Опись".

Архивная опись

В рамках одного фонда может существовать как одна опись, так и несколько. Всё зависит от объема документов - если документов в фонде немного, то можно обойтись и одной описью, если же материалов много - удобно создать несколько описей. Но как минимум ОДНА опись в фонде должна быть.

По своей сути опись - это справочник, в котором перечислены дела, хранящиеся в фонде. На обложке описи (очень часто это просто папка) размещена информация о фонде (его название), номер самой описи. Иногда встречается отметка о том, в каком виде представлены материалы из данной описи. Например, надпись "микрофотокопия" означает, что дела, упомянутые в этой описи не получится смотреть в бумажном виде, а придется довольствоваться микрофотокопиями, которые можно просмотреть на специальном устройстве, установленном в читальном зале. Если в описи используются сокращения, то в ней как правило публикуется список этих самых сокращений, для того, чтобы не возникола трудностей с пониманием. Кроме того, на обложке описи может быть указан № экземпляра описи - как правило это 1, 2 или 3. Для лучшей сохранности и удобства учета описи хранятся в нескольких экземплярах. Одна, например, в читальном зале - с ней работают читатели, а другая в подразделении, которое выдает документы или ведет их учет.

(Схематическое изображение обложки описи: 1 - область где № фонда, № описи и № экземпляра описи; 2 - название фонда и отметка о микрофильмировании; 3 - часть корешка переплёта;)

Ну а собственно содержание описи составляет список дел фонда, относящихся к этой описи. Так же может быть указано кол-во листов в деле, датировка дела и примечания. Кроме того, в самом начале описи можно встретить описание. Например, Фонд - посвящен какому-либо пердприятию - (это глобальная тема), а Опись № 4 - посвящена документам, созданным отдельным подразделением этого предприятия (например, Отдел кадров). Так вот в Описи № 4 может быть указана история возникновения данного Отдела кадров и особенности его функционирования в рамках данного предприятия. Дополнительным бонусом может быть описание процесса поступления документов в архивный фонд, но такой эксклюзив бывает далеко не всегда.

Т.е. прочитав краткую историческую справку о материалах описи читатель (или как иногда говорят в архивах - "пользователь") поймет почему упомянуты именно такие даты, персоналии и т.д.

В описи так же делается отметка в случае если дела по каким-либо причинам выбывают из фонда (например переносятся в другой архив). По описям так же периодически проверяется комплектация фонда. Сотрудник, вооружившись описью, проверяет все ли дела фонда, указанные в описи, находятся на своём месте. После такой проверки, как правило, в опись ставится штамп или пометка о том, что такая проверка была проведена.

По характеру оформления описи бывают как рукописные так и печатные. Составляемые сейчас описи конечно печатные, но описи в старых архивах бывают и заполненными от руки. В некоторых случаях архивы предоставляют отсканированные копии своих описей, для того, чтобы читатель мог удалённо заказать интересующее дело и прислать соответствующий архивный шифр (без указания листа, разумеется).

Дело

Дело - это как раз та самая папочка с документами, которую мы представляем когда упоминаем понятие "искать в архиве". Это та самая ёмкость, где лежат нужные нам страницы документов. Если Фонд - это тематическое объединение - фонд мы не можем буквально потрограть (если мы конечно не в хранилище, а в читальном зале), опись - это справочник - помошник в навигации, а дело это уже сами листы документа.

Понятно, что архивное дело требует аккуратного обращения. В самом начале дела, как правило, присутствует "Лист использования документа", в котором фиксируются читатели, смотревшие это дело. Кроме того, там прописана та часть архивного шифра, которая идет до указания листа. Т.е. Архив - Фонд - Опись - Дело. Посмотрев на него, Вы можете удостовериться что правильно заказали дело и теперь остается только ознакомится с ним целиком или же найти лист, указанный в архивном шифре, в случае если Вы хотите ознакомится с конкретным документом, "путь" к которому Вам известен.

Листы самого дела пронумерованы, как правило, номер листа поставлен на самой странице в верхнем правом углу. Хотя бывает, что номер листа указан на оборотной стороне - это частая ситуация для фотографий, чертежей и других графических документов. Следует помнить, что в архиве могут храниться не только бумаги с текстом, но и другие виды документов.

Однако может получится так, что Вы работаете с обычным печатным или рукописным бумажным документом и при этом интересующий Вас текст, на который Вы хотите сослаться, находится на оборотной стороне листа. Оборотная сторона отдельного номера не имеет, поэтому если Вас интересует оборотная сторона листа № 8, то в архивном шифре Вам нужно будет указать - "Л.8 об.". В подавляющем большинстве случает номер листа обозначается арабскими цифрами, но бывают и так называемые литерные листы - например "Л.8а".

Заканчивается дело т.н. Листом заверителем, в котором указываются сведения о физическом состоянии дела и особенностях его формирования. Если вдруг Вы видите, что в деле пропущен номер листа, - Вы можете посмотреть в лист-заверитель и увидеть информацию об этом пропуске.

Вот собственно и все составные части архивного шифра документов, используемых историками и сотрудниками архивов.

Архивный шифр тесно связан с понятием "исторический источник". Подробнее об исторических источниках Вы можете прочесть тут